Pemerintah melalui Badan Kepegawaian Negara (BKN) menerbitkan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara melalui Document Management System (DMS). Kebijakan ini menjadi langkah penting dalam memperkuat transformasi digital manajemen ASN di Indonesia.
Melalui aturan tersebut, seluruh arsip kepegawaian ASN diarahkan untuk dikelola secara digital melalui sistem Document Management System (DMS). BKN juga menegaskan bahwa arsip dalam bentuk nondigital tidak lagi diterima.
Kebijakan ini bertujuan menciptakan tata kelola arsip ASN yang lebih efektif, efisien, aman, dan akuntabel.
Jenis Arsip ASN dalam Surat Edaran BKN 2025
Dalam Surat Edaran BKN Nomor 11 Tahun 2025, arsip ASN dibagi menjadi dua jenis utama, yaitu Arsip ASN Utama dan Arsip ASN Kondisional.
1. Arsip ASN Utama
Arsip ASN Utama merupakan arsip dasar yang wajib dimiliki setiap ASN sejak pertama kali diangkat. Arsip ini berkaitan langsung dengan manajemen kepegawaian ASN.
Beberapa dokumen yang termasuk Arsip ASN Utama antara lain:
- Daftar Riwayat Hidup (DRH)
- D2NIP atau Pertimbangan Teknis NIP
- Surat Keputusan CPNS
- Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas CPNS
- Surat Keputusan PNS
- Riwayat Pendidikan
- Riwayat Kenaikan Pangkat
- Riwayat Jabatan
- Riwayat Diklat
Dokumen tersebut menjadi dasar administrasi dan pelayanan kepegawaian ASN secara nasional.
2. Arsip ASN Kondisional
Selain arsip utama, terdapat Arsip ASN Kondisional yang hanya dimiliki ASN tertentu sesuai kondisi dan perjalanan karier masing-masing.
Contoh Arsip ASN Kondisional meliputi:
- Riwayat Pindah Instansi
- Surat Keputusan Cuti di Luar Tanggungan Negara
- Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja
- Riwayat Pemberhentian
Arsip ini tetap menjadi bagian penting dalam rekam jejak kepegawaian ASN.
BKN Hanya Menerima Arsip ASN Digital
Salah satu poin penting dalam Surat Edaran BKN Nomor 11 Tahun 2025 adalah ketentuan bahwa BKN tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk nondigital.
Seluruh arsip wajib berupa:
- Arsip digital asli; atau
- Hasil alih media/digitalisasi dokumen yang diunggah ke Document Management System (DMS).
Dengan demikian, instansi pemerintah perlu segera melakukan digitalisasi arsip kepegawaian agar pelayanan ASN tetap berjalan optimal.
Fungsi Document Management System (DMS) bagi ASN
Document Management System (DMS) menjadi pusat pengelolaan arsip ASN berbasis digital yang digunakan untuk mendukung layanan manajemen ASN modern.
Pemanfaatan DMS dilakukan untuk:
- Mendukung layanan kepegawaian berbasis digital
- Mempermudah akses arsip ASN
- Menjamin keamanan dan keakuratan data
- Mempercepat proses administrasi ASN
- Meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip
Melalui sistem ini, pengelolaan arsip ASN menjadi lebih tertata dan terintegrasi secara nasional.
ASN Bisa Mengakses Arsip melalui MyASN
Dalam kebijakan terbaru ini, ASN dapat mengakses arsip kepegawaiannya masing-masing melalui aplikasi MyASN.
Sementara itu, instansi pemerintah juga dapat mengakses arsip ASN melalui DMS sesuai kewenangan masing-masing.
Hal ini memberikan kemudahan bagi ASN maupun pengelola kepegawaian dalam memperoleh dokumen secara cepat tanpa harus menggunakan arsip fisik.
Legalisasi Arsip ASN Kini Melalui DMS
BKN juga menegaskan bahwa layanan pengesahan atau legalisasi arsip ASN yang diterbitkan oleh BKN diproses melalui DMS.
Artinya, proses legalisasi dokumen kepegawaian akan dilakukan secara digital sehingga lebih praktis, cepat, dan transparan.
Pemeliharaan dan Keamanan Arsip ASN Digital
Pemeliharaan arsip ASN melalui DMS dilakukan untuk memastikan:
- Keberlanjutan arsip
- Keakuratan data
- Keamanan dokumen ASN
Sistem digital ini diharapkan mampu mengurangi risiko kehilangan, kerusakan, maupun penyalahgunaan dokumen kepegawaian.
Penyusutan Arsip ASN melalui DMS
Surat Edaran BKN Nomor 11 Tahun 2025 juga mengatur penyusutan arsip ASN digital.
Beberapa ketentuan pentingnya antara lain:
1. Arsip Status Punah
Arsip ASN dengan status punah akan memasuki masa inaktif selama 1 tahun. Setelah itu, arsip akan diproses menjadi:
- Arsip status musnah; atau
- Arsip status statis.
2. Persetujuan Pemusnahan Arsip
Proses persetujuan pemusnahan arsip dilakukan melalui DMS sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Arsip Digital Tidak Dimusnahkan Permanen
Penyusutan arsip ASN digital tidak dilakukan dengan penghapusan permanen, tetapi diberikan status tertentu seperti musnah atau statis.
4. Dasar Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Ketentuan penyusutan arsip ini menjadi acuan bagi instansi pemerintah dalam menyusun Jadwal Retensi Arsip ASN.
Transformasi Digital Kepegawaian ASN Semakin Kuat
Penerapan Document Management System (DMS) menunjukkan komitmen pemerintah dalam memperkuat transformasi digital di bidang kepegawaian ASN.
Dengan sistem arsip digital yang terintegrasi, pelayanan kepegawaian diharapkan menjadi lebih cepat, transparan, aman, dan efisien.
Instansi pemerintah maupun ASN perlu segera menyesuaikan diri dengan kebijakan ini agar pengelolaan arsip kepegawaian berjalan sesuai ketentuan terbaru dari BKN.