Pasal 5 dalam ketentuan mengenai ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah memberikan kepastian hukum terkait mekanisme pengesahan Ijazah dan Transkrip Nilai. Aturan ini menegaskan bahwa kedua dokumen tersebut harus disahkan oleh kepala satuan pendidikan sebagai pejabat yang berwenang untuk menerbitkan dokumen kelulusan peserta didik.
Dalam pelaksanaannya, pengesahan dapat dilakukan melalui dua cara. Pertama, menggunakan tanda tangan basah yang dibubuhkan secara langsung pada dokumen fisik. Kedua, menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang telah memenuhi standar keamanan dan keabsahan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ketentuan ini menunjukkan bahwa sistem administrasi pendidikan telah menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi digital.
Bagi satuan pendidikan yang masih menggunakan tanda tangan basah, terdapat kewajiban tambahan berupa pembubuhan stempel resmi sekolah pada Ijazah dan Transkrip Nilai. Stempel tersebut berfungsi sebagai tanda autentikasi bahwa dokumen benar-benar diterbitkan oleh satuan pendidikan yang bersangkutan.
Sebaliknya, apabila Ijazah atau Transkrip Nilai disahkan menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, dokumen tersebut tidak perlu lagi dibubuhi stempel sekolah. Hal ini karena tanda tangan elektronik tersertifikasi sudah memiliki sistem verifikasi dan keamanan yang dapat membuktikan keaslian dokumen secara digital. Dengan demikian, keabsahan dokumen tidak lagi bergantung pada stempel fisik.
Ketentuan ini menjadi langkah penting dalam mendukung transformasi digital di dunia pendidikan. Penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi memungkinkan proses penerbitan dokumen menjadi lebih cepat, efisien, dan aman. Selain itu, risiko pemalsuan dokumen juga dapat diminimalkan karena setiap tanda tangan elektronik memiliki mekanisme verifikasi yang dapat ditelusuri.
Hal menarik lainnya adalah kewajiban satuan pendidikan untuk memberikan dokumen elektronik kepada pemilik ijazah dan/atau transkrip nilai apabila menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Dengan adanya dokumen elektronik resmi, lulusan dapat lebih mudah menyimpan, mengakses, dan menggunakan dokumen tersebut untuk berbagai keperluan, seperti pendaftaran pendidikan lanjutan, seleksi pekerjaan, maupun administrasi lainnya.
Melalui aturan ini, pemerintah memberikan pilihan kepada satuan pendidikan untuk menggunakan sistem konvensional maupun digital, sekaligus memastikan bahwa setiap Ijazah dan Transkrip Nilai tetap memiliki validitas, legalitas, dan kekuatan hukum yang sama.