Transkrip Nilai merupakan dokumen penting yang tidak dapat dipisahkan dari ijazah peserta didik. Berdasarkan ketentuan dalam peraturan tentang ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah, setiap ijazah yang diterbitkan oleh satuan pendidikan wajib disertai dengan Transkrip Nilai sebagai bukti capaian hasil belajar peserta didik selama menempuh pendidikan.
Dalam aturan tersebut dijelaskan bahwa Transkrip Nilai harus memuat informasi yang lengkap dan akurat. Beberapa data penting yang wajib dicantumkan antara lain nomor Transkrip Nilai, nama satuan pendidikan, Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN), nama lengkap peserta didik, tempat dan tanggal lahir, Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), serta nomor ijazah nasional.
Selain data identitas peserta didik, Transkrip Nilai juga harus mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun kelulusan. Informasi yang paling utama dalam dokumen ini adalah daftar mata pelajaran yang telah ditempuh beserta nilai yang diperoleh peserta didik. Data tersebut menjadi gambaran resmi mengenai hasil belajar siswa selama berada di satuan pendidikan.
Ketentuan lainnya mengatur bahwa Transkrip Nilai harus memuat tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan dokumen. Di bagian akhir dokumen juga harus terdapat nama, jabatan, serta tanda tangan kepala satuan pendidikan sebagai bentuk pengesahan resmi.
Dari sisi bahasa, Transkrip Nilai wajib ditulis menggunakan Bahasa Indonesia. Ketentuan ini bertujuan untuk menjaga keseragaman administrasi pendidikan di seluruh Indonesia serta memastikan dokumen mudah dipahami dan memiliki kekuatan administratif yang jelas.
Meskipun demikian, peraturan juga memberikan fleksibilitas kepada satuan pendidikan. Transkrip Nilai yang telah diterbitkan dalam Bahasa Indonesia dapat diterjemahkan ke dalam bahasa asing apabila diperlukan. Hal ini sangat membantu lulusan yang ingin melanjutkan pendidikan, mengikuti program pertukaran pelajar, atau melamar pekerjaan di luar negeri yang memerlukan dokumen akademik dalam bahasa internasional.
Dengan adanya ketentuan tersebut, Transkrip Nilai tidak hanya menjadi pelengkap ijazah, tetapi juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang menjelaskan identitas dan capaian akademik peserta didik secara lengkap, sah, dan mudah digunakan untuk berbagai keperluan pendidikan maupun karier di masa depan.