Pemerintah melalui Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah Republik Indonesia kembali menegaskan pentingnya tata kelola penerbitan ijazah dan transkrip nilai yang tertib, transparan, dan bebas pungutan. Ketentuan terbaru mengenai ijazah dan transkrip nilai ini menjadi perhatian penting bagi satuan pendidikan, guru, orang tua, maupun peserta didik menjelang akhir Tahun Pelajaran 2025/2026.
Dalam pedoman terbaru tersebut, sekolah diwajibkan memastikan seluruh proses penerbitan ijazah berjalan sesuai prosedur resmi, mulai dari validasi data murid, penetapan kelulusan, pencetakan dokumen, hingga penyerahan ijazah kepada peserta didik. Selain itu, pemerintah juga menegaskan bahwa biaya penerbitan ijazah dan transkrip nilai sepenuhnya menjadi tanggung jawab satuan pendidikan dan tidak boleh dibebankan kepada murid.
Ijazah sendiri merupakan dokumen resmi negara yang menjadi pengakuan atas kelulusan murid dari satuan pendidikan pada jalur pendidikan formal maupun nonformal. Karena memiliki fungsi yang sangat penting, penerbitan ijazah hanya dapat dilakukan oleh satuan pendidikan yang telah terakreditasi.
Dalam aturan tersebut dijelaskan bahwa murid yang berhak memperoleh ijazah adalah murid yang valid dan telah dinyatakan lulus oleh satuan pendidikan. Validitas data murid dibuktikan melalui Daftar Nominasi Tetap (DNT). Oleh sebab itu, sekolah diwajibkan melakukan verifikasi dan validasi data secara teliti agar tidak terjadi kesalahan maupun data residu yang dapat menghambat penerbitan ijazah.
Langkah validasi data menjadi sangat krusial karena berkaitan langsung dengan legalitas dokumen kelulusan peserta didik. Sekolah diharapkan memastikan seluruh identitas murid, mulai dari nama lengkap, tempat tanggal lahir, Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), hingga data akademik lainnya benar dan sesuai dengan dokumen resmi kependudukan.
Penerbitan ijazah juga harus mengikuti alur yang telah ditetapkan dalam Pedoman Pengelolaan Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah dari Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah Republik Indonesia. Pedoman ini menjadi acuan utama agar proses penerbitan ijazah berlangsung seragam di seluruh Indonesia.
Dalam proses pencetakan dan pengesahan ijazah, terdapat sejumlah ketentuan teknis yang wajib dipatuhi satuan pendidikan. Sekolah dapat mengunduh format ijazah yang telah disediakan dalam sistem kementerian paling singkat tiga hari setelah penetapan DNT dilakukan. Format tersebut kemudian dicetak oleh sekolah apabila menggunakan tanda tangan basah.
Sekolah juga wajib membubuhkan foto pemilik ijazah pada dokumen yang telah dicetak. Setelah itu, kepala satuan pendidikan menandatangani ijazah dengan tanda tangan basah dan stempel sekolah atau menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Penggunaan tanda tangan elektronik menjadi salah satu bentuk modernisasi layanan administrasi pendidikan. Dokumen elektronik tersebut telah menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE) Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), sehingga memiliki kekuatan hukum dan tingkat keamanan yang tinggi.
Dalam kondisi tertentu, apabila kepala sekolah berhalangan atau terjadi kekosongan jabatan, maka penandatanganan ijazah dapat dilakukan oleh pelaksana tugas kepala sekolah sesuai ketentuan yang berlaku. Menariknya, aturan terbaru menegaskan bahwa penandatanganan ijazah tidak perlu mencantumkan tulisan “Plt” atau “Pelaksana Tugas” pada kolom nama maupun jabatan.
Ketentuan lain yang juga diperhatikan adalah pengisian Nomor Induk Pegawai (NIP). Kepala sekolah yang berstatus ASN wajib mencantumkan NIP, sedangkan kepala sekolah non-ASN cukup mengisi satu strip (-).
Setelah seluruh proses selesai, satuan pendidikan wajib menyerahkan ijazah kepada murid sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Untuk ijazah yang menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, sekolah juga diwajibkan memberikan salinan dokumen digital kepada pemilik ijazah.
Pemerintah turut mengatur spesifikasi kertas ijazah agar dokumen memiliki standar yang sama di seluruh Indonesia. Kertas ijazah menggunakan ukuran A4 dengan ketebalan minimal 80 gsm, berwarna putih, menggunakan Bahasa Indonesia, serta mengikuti format standar kementerian. Jika diperlukan, ijazah dapat diterjemahkan ke dalam bahasa asing.
Selain ijazah, satuan pendidikan juga wajib menerbitkan transkrip nilai bagi peserta didik yang lulus. Transkrip nilai merupakan dokumen yang memuat daftar mata pelajaran dan nilai yang diperoleh murid selama menempuh pendidikan.
Daftar mata pelajaran dalam transkrip nilai harus disesuaikan dengan kurikulum yang berlaku di satuan pendidikan masing-masing. Informasi yang tertulis dalam transkrip nilai juga harus selaras dengan data yang terdapat pada ijazah.
Penulisan nilai pada transkrip nilai mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 21 Tahun 2022 tentang Standar Penilaian Pendidikan. Nilai ditulis dalam skala 0 sampai 100 dengan pembulatan dua angka di belakang koma. Sebagai contoh, nilai 72,495 dibulatkan menjadi 72,50 sedangkan nilai 85,754 menjadi 85,75.
Sama seperti ijazah, transkrip nilai juga memiliki standar spesifikasi kertas yang harus dipenuhi. Dokumen dapat menggunakan ukuran A4 atau F4 dengan ketebalan minimal 80 gsm dan berwarna putih. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia dan dapat diterjemahkan ke bahasa asing apabila diperlukan.
Salah satu poin yang paling mendapat perhatian masyarakat adalah ketentuan pembiayaan penerbitan ijazah dan transkrip nilai. Pemerintah secara tegas menyatakan bahwa seluruh biaya penerbitan menjadi tanggung jawab satuan pendidikan melalui alokasi biaya operasional sekolah.
Artinya, sekolah tidak diperbolehkan menarik pungutan biaya kepada murid maupun orang tua untuk penerbitan ijazah dan transkrip nilai. Larangan ini bertujuan untuk menjamin hak peserta didik memperoleh dokumen kelulusan tanpa hambatan biaya.
Bagi sekolah penerima Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP), biaya penerbitan ijazah dan transkrip nilai dapat dialokasikan melalui dana tersebut. Penggunaan Dana BOSP harus dilakukan secara akuntabel dan dilaporkan sesuai ketentuan yang berlaku.
Kebijakan ini diharapkan mampu mencegah praktik pungutan liar yang selama ini masih ditemukan di sejumlah daerah. Pemerintah ingin memastikan bahwa setiap murid memperoleh pelayanan pendidikan yang adil dan berkualitas, termasuk dalam proses administrasi kelulusan.
Dengan adanya aturan yang lebih rinci dan terstandar ini, sekolah diharapkan semakin tertib dalam pengelolaan administrasi pendidikan. Validitas data, keamanan dokumen, penggunaan teknologi digital, hingga transparansi pembiayaan menjadi bagian penting dalam mewujudkan layanan pendidikan yang profesional dan terpercaya.
Bagi orang tua dan peserta didik, pemahaman terhadap aturan ini juga penting agar mengetahui hak-hak mereka dalam memperoleh ijazah dan transkrip nilai secara resmi tanpa pungutan biaya. Pemerintah pun mengimbau masyarakat untuk melaporkan apabila ditemukan praktik pungutan yang tidak sesuai ketentuan.
Melalui penguatan sistem penerbitan ijazah dan transkrip nilai ini, diharapkan proses kelulusan peserta didik pada Tahun Pelajaran 2025/2026 dapat berjalan lancar, tertib, aman, dan memberikan kepastian hukum bagi seluruh lulusan di Indonesia.